LE TELETRAVAIL : entre négociations et obligations

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Table des matières

Le TT en quelques chiffres

télétravail

Qu’est-ce que c'est ?

Selon l’article L1222-9 du Code du travail, modifié par la Loi N*2018-771 du 5/09/2018, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

Concrètement, le collaborateur effectue ses tâches quotidiennes en dehors des locaux de son employeur, soit à son domicile, soit dans des tiers-lieux (espaces dédiés, coworking, …).

Il respecte les objectifs imposés tout en adaptant son mode et son temps travail à son propre rythme de vie (hors encadrement spécifique). Il continue de bénéficier des mêmes droits que tout autre salarié en présentiel. Il est régi par les mêmes règles de sécurité, d’encadrement et de performance.

Avant le début de la crise Covid de 2020, le télétravail n’était appliqué que de façon marginale par les employeurs.

Imposé dans un premier temps comme levier de sécurité par le gouvernement pour lutter contre la propagation du virus, celui-ci n’est plus obligatoire depuis le 10/09/2021 et chaque employeur, selon sa politique de gestion RH et ses ambitions, peut décider de le rendre efficace et durable.

En effet le télétravail, devenu en quelques mois une alternative séduisante pour de nombreux salariés, représente un des plus grands enjeux de 2022, en matière d’attractivité tout autant qu’en levier de performance.

Avantages du télétravail

Il est maintenant temps pour les dirigeants d’entreprises d’envisager des stratégies à plus long terme et des politiques de télétravail.

Nous commençons à entrevoir les possibilités et les limites du télétravail.

La question est donc de bien évaluer pour l’employeur la balance avantages/inconvénients :

  • Pour sa structure, avec l’ensemble des impacts de productivité et de performance à long terme,
  • Pour ses collaborateurs, en matière d’efficacité et de mieux être.
 

En effet les résultats tangibles ne seront réellement mesurables que dans quelques mois, à l’appui des bilans et entretiens de ces deux dernières années.  

Mais les faits sont là : le Télétravail séduit ! 

Le Code du Travail ne donne que peu de cadre à ce mode de fonctionnement. Vous devez impérativement instaurer des règles en interne. Que cela soit au cas par cas ou en collectif, un accord unilatéral qui bénéfice à chacune des parties doit être validé.

Opté pour l’accord d’entreprise, c’est mieux partager les enjeux et les droits et devoirs de chacun. C’est également répondre des choix retenus et l’occasion de revoir sa stratégie RH pour s’ouvrir à de nouvelles perspectives.

En intégrant le télétravail dans une démarche durable, en maîtrisant sa mise en œuvre et en instaurant un dialogue social fluide, les entreprises gagnent en performances et s’inscrivent comme  innovantes, flexibles et attrayantes.

Les avantages et inconvénients employeurs

Avantages

  • Réduction de l’absentéisme et des retards
  • Ouverture des recrutements hors secteur géographique
  • Réduction des frais généraux
  • Aménagement de poste pour les personnes à mobilité réduite
  • Fidélisation et satisfaction des collaborateurs
  • Gain de productivité et de performance
  • Plus de Flexibilité dans la GRH
  • Moins de conflits et de perturbations liés aux interactions
  • Meilleure image et valorisation de l’attractivité

Inconvénients

  • Difficulté de suivi des salariés (moral, fragilité, détresse, incompréhension…)
  • Difficulté de management et de contrôle
  • Moins d’interactions et de transmissions de savoir-faire
  • Coût annexe (allocation forfaitaire)

Les avantages et inconvénients salariés

Avantages

  • Gain de temps (déplacement, préparation, …)
  • Augmentation de la qualité de vie (bien-être)
  • Moins de stress
  • Plus de productivité par plus de concentration
  • Plus d’autonomie 
  • Possibilité de gérer plus facilement son planning
  • Atténuer le conflit travail-famille
  • Meilleure harmonie des tâches personnelles et professionnelles
  •  Plus grande flexibilité pour traiter les affaires familiales

Inconvénients

  • Isolement et manque de lien social
  • Manque de stimulation extérieure ou de motivation
  • Problèmes de compréhension
  • Environnement non adapté
  • Rythme de vie familiale non adapté

Le télétravail doit donc être avant tout au service de la raison d’être de la structure, mais doit également apporter une réelle plus-value pour les télétravailleurs. Il doit être aussi équitable, organisé et maîtrisé.

Comment le formaliser ?

La place du dialogue social est primordiale. Prendre des décisions sans consulter les salariés ou les représentants du personnel, c’est s’exposer à de futurs conflits qui à la longue, nuiront aux bonnes intentions de départ.

Accorder ou refuser de pérenniser le télétravail doit être justifié, et chaque engagement évalué.

De plus, le cadre nécessite d’être formalisé soit :

  • par un accord unilatéral entre le salarié et l’employeur,
  • par un accord collectif,
  • par la rédaction d’une Charte sous contrôle du CSE.
 

De la clarté de la démarche dépendra les résultats escomptés dans ce nouveau mode de fonctionnement.

Nos 6 recommandations pour le maitriser

Il est TRÈS important avant de se lancer dans l’organisation du télétravail de bien mesurer où nous mettons les pieds.

Accordé de manière non maîtrisée des jours de télétravail à la demande et ne pas donner de cadre, risque fort sur du moyen/long terme d’être générateur de conflits ou d’irrégularités :

  • si tout le monde veut le même jour, si l’un veut deux jours et l’autre trois,…
  • si les horaires de contact ne sont pas déterminés ou mal,
  • si en cas de remplacement, la solution ne convient pas au nouvel arrivant,
  • si les dédommagements pris en charge par l’employeur ne sont pas à la hauteur des attentes ou des besoins des collaborateurs,
  • si les règles de protection des données ne sont pas appliquées,
  • si les modes de contrôle des temps de travail ne sont pas adaptés ou abusifs,…
 
Donc peu importe le support choisi (avenant, charte, accord d’entreprise,…), veillez à définir les règles applicables dans votre entreprise en accord avec vos collaborateurs ou vos représentants du personnel et faites circuler l’information.

Pour aider les entreprises à mettre en œuvre efficacement le Télétravail, nous vous proposons six recommandations pour maîtriser celui-ci et en faire un enjeu de performance.

1 - Etablir un diagnostic de situation

Il est nécessaire de prendre toutes les précautions avant de se lancer dans n’importe quelle démarche. Entre les besoins de l’entreprise et les vœux des télétravailleurs, il faut mesurer l’impact de toutes les attentes de part et d’autre.

  • Qui sera concerné ?
  • Quels seront les choix proposés (alternance, nombre de jours maximum, full remote…)
  • Quels seront les facteurs de risque ?
  • Quelles seront les jours accordés au télétravail ?
  • Quels avantages pour l’entreprise et le collaborateur ?
  • Quels inconvénients pour l’entreprise et le collaborateur ?
  • Quels seront les effets attendus au niveau des résultats ?
  • Comment sera assuré la gestion des télétravailleurs ?


Surveillez attentivement la gestion du télétravail
et réagissez rapidement pour régler toute conséquence négative imprévue.

2 – Déterminer l’organisation

Il faut concevoir une nouvelle approche du travail en pensant télétravail :

  • Comment gérer une demande de télétravail ?
  • Quelles seront les règles à respecter (temps de travail, horaires…)
  • Quel environnement allez-vous préconiser ?
  • Quels seront les modes de communication privilégiés ? (appel, visio…), leurs fréquences,
  • Quels seront les outils digitaux à mettre en place ? (matériels, logiciels, messagerie, caméra…)
  • Qui sera en charge du suivi des télétravailleurs et comment ?
  • Quels seront les temps de rencontres physiques, les liens pour garder une interaction avec les télétravailleurs,
  • Comment seront mesurés les résultats attendus et la réalisation des missions ?
  • Des formations pour les managers, seront-elles nécessaires ?
  • Quelles seront les modalités de contrôle ?
  • Comment seront mises en place les relations avec les clients ?
  • ….
 
Il est primordial de se poser les bonnes questions et d’établir un rapport gagnant-gagnant. Il faut veiller à enrichir votre fonctionnement en apportant des règles qui seront au service de tous.
 

3 – Préparer les négociations et signer la prise d'acte

Il faut ensuite préparer le terrain des négociations avec vos collaborateurs ou les représentants du personnel.

Le télétravail doit être un choix de valorisation et de reconnaissance. Chaque point doit être étudié et validé :

  • Modalités de mise en place du télétravail
  • Critères d’acceptation pour l’employeur et le collaborateur
  • Méthode de suivi et de contrôle des télétravailleurs
  • Mode d’organisation : amplitude, temps de repos, droit à la déconnexion, …
  • Choix et modalités d’une allocation forfaitaire
  • Les outils mis à disposition
  • Les règles RGPD à respecter
  • Les conditions de sortie
  • ….
 
La qualité du dialogue social dans l’entreprise favorise les négociations pour avancer avec sérénité. La pédagogie et la bonne compréhension des objectifs (équilibrés et justes) sont primordiales pour apporter l’adhésion.

4 – Assurer les obligations légales de conformité

L’employeur, au-delà d’assurer les mêmes droits et avantages à chaque télétravailleur, a avant tout une obligation de moyens (bureau, ordinateur, logiciels de messagerie,…). Il doit obligatoirement informer les télétravailleurs des règles d’utilisation des moyens mis à disposition, ainsi que de leurs responsabilités.

La mise en place d’un protocole de sécurité dans le cadre du télétravail est recommandée pour informer de manière collective tous les télétravailleurs des règles de fonctionnement générales, y compris de celles concernant la sécurisation des données.  

Le matériel informatique doit être protégé et la mise en place d’un VPN est recommandée. 

La réglementation du RGPD doit être respectée tout autant que celle du Code du Travail, des accords de branche ou des accords internes : rester vigilant et mettre en place des procédures de remonter d’informations, c’est se prémunir d’éventuelles difficultés ou manquements aux obligations légales. 

5 – Les modalités de management

Le management à distance implique le développement de capacités distinctes pour améliorer le fonctionnement organisationnel dans des environnements de travail multiples. Pour les managers, les compétences sociales connues (telles que les caractéristiques d’une communication en face-à-face efficace) peuvent ne pas suffire pour diriger dans ces environnements virtuels. Ces caractéristiques doivent être complétées par des compétences différentes. En effet, le manager doit être en capacité d’utiliser et de maîtriser les outils numériques nécessaires pour gérer les différentes plateformes de communications virtuelles, tout autant qu’il doit savoir adapter sa posture et la gestion des tâches aux objectifs et à ses collaborateurs.

La gestion à distance nécessitant de nouvelles compétences et aptitudes pour tous, vous devez concevoir des opportunités de formation et de développement approprié.

Pour appuyer votre démarche, vous pouvez remettre à jour le management numérique ou l’E-management. 

Ce type de management permet de dépasser le management traditionnel en intégrant l’univers virtuel et ces nouveaux codes. Il implique un changement important dans la façon dont les managers et les collaborateurs se rapportent les uns aux autres au sein des organisations et avec les parties prenantes. Il faut alors former les managers à changer leurs pratiques et à se projeter dans un univers mêlant des techniques virtuelles, à celles du présentiel. 

Faites le grandir en l’ajustant au fonctionnement de votre entreprise (son secteur, ses horaires,… ) et intégrer les piliers d’aujourd’hui : soft-skills, flexibilité, sécurité, reconnaissance…

Il est nécessaire quoi qu’il en soit, de développer de nouvelles méthodes de management en menant des recherches stratégiques,  pour aider les entreprises à concevoir, structurer et gérer, des équipes à distance, en full remote ou en mixte.

6 – Instaurer un dispositif de suivi

L’employeur doit informer chaque manager et chaque collaborateur des procédures de suivi mise en place dans le cadre du télétravail.

Le manager doit surveiller avec attention la bonne application des directives auprès de ses collaborateurs et réagir rapidement pour régler toute conséquence négative imprévue.

L’entretien annuel reste incontournable, mais nous recommandons vivement des entretiens de debriefing plus réguliers pour assurer un suivi de qualité. 

Ces entretiens doivent permettre l’évaluation des risques (santé/sécurité), la mise en place de mission et la mesure de la réalisation des objectifs. Les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur va pouvoir être contacté doivent être respectées et sa vie privée doit être protégée ; il doit être sensibilisé à la déconnexion.

Il faut veiller à ce que les moyens de contrôle soient adaptés et proportionnels aux objectifs recherchés

Aujourd’hui, il est possible de mettre en place des outils digitaux pour accompagner les managers dans leur suivi (temps de travail, projets en cours, courriels,…).

Conclusion

Il ne fait aucun doute que, pour des dizaines de millions de travailleurs français, la pandémie a bouleversé la vie professionnelle quotidienne. Même si l’urgence finie par passer, elle laisse une marque indélébile sur le paysage de l’emploi et notre façon de travailler.

Vous devez vous impliquer dans ces changements et ne jamais les laisser vous dépasser.

Le télétravail – s’il est conçu et mis en œuvre efficacement – ouvre de nouveaux champs des possibles en retirant les barrières de distance dans les relations et les projets, une façon plus grande de se voir et de se développer.

La gestion des entreprises et des organismes a changé pour toujours, l’adaptabilité et l’agilité devront être au RDV pour retenir les talents et limiter également le TURN-OVER.

Chez Partners-Performance, nous sommes à vos côtés dans chaque étape de mise en place du télétravail pour vous guider et vous épauler.